ゴールデンウィーク、ぼくのように仕事のひともいるでしょう。本当にお疲れ様です！ 休みのひとは、もうすぐ仕事再開なわけですから、このタイミングで、ぼくがふだん、仕事に取り入れている作業のひとつを記事にしてみます。気が向いたら取り入れてみてください。
今日はTodoリストのことにしましょうか。ぼくはTodoリストを使っていますが、みなさんはいかがでしょうか？ 面倒で使わないというひともいると思います。でも、ぼくに言わせれば、絶対使うべきです。
メモを取らない記憶力の高いひと
ちょっと周り道をして、Todoリストを作らないぼくの上司の話をしましょう。
ぼくの上司は記憶力がすこぶる良いです。過去の打ち合わせで出てきた細かい内容、Todo、スケジュールなど、外すことはほとんどありません。はっきり言って、そんじょそこらのサラリーマンに比べて、記憶力はダントツにあります。
「どうやってそんなことまで憶えるんですか？」
と、ぼくは一度、聞いてみたことがあります。
すると、返ってきた答えは、
「メモを取らないことだよ」
なるほど！ と思いましたが、ある日、その上司が炎上案件に携わっていた時、明らかに事実と異なる「記憶」を本当にあったかのように話す姿を何度も見て、「やっぱりメモは取らないとダメだよな」と感じました。
ひとつ弁明をしておくと、この上司は記憶力が本当に高く、よほどのことがなければ、まず記憶違いはないです。ただ、炎上案件だろうがなんだろうが、必要なのは「正しい内容」であって「間違った記憶を押し通す技術」ではありません（場合によっては必要かもしれませんけどね……）。
また、さらに言ってしまえば、過去の記憶を掘り起こす必要が発生した時、必要とされるのは「記憶」ではなく「記録」です。「その時こうだった」という記憶を話すと、たいていの場合「そんなことないはずだ」という話になり、負のスパイラルに陥ります。
だから、作業したことも、作業すべきことも、ちゃんと記録を取りましょうね、というお話でした。
Todoリストは前日に作る
ではTodoリストの話に戻りましょう。まず、Todoリストを作るタイミングについてです。
作っているひとは誰しもそうだと思いますが、ぼくはTodoリストを作業の着手前に必ず作っています。タイミングはいつもバラバラですが、可能な限り、前日のうちに翌日のTodoリストを作っておきます。もしくは、翌日の朝、最初の作業をTodoリストの作成に充てています。
なぜそうしているかというと、ぼくは忘れっぽいからです。情報量があまりにも多く、メモを書かないと憶えきれない。だからぼくは必ずやらなければならないことをリストにしてから、作業に取り掛かるようにしています。
そうすることで、だいたいの作業漏れはなくなりました。Todoリストで作業を見える化したことで、自分の日々の作業進捗と負荷がある程度、判断できるようになるわけです。
すると、毎日のすべき作業はリストアップされているので、あとはそれに沿って、作業に注力すればいいだけなので、「次は何をしないといけないんだっけ？」という無意味な労力を費やす必要がなくなりました。
どこまで細かく作る？
ぼくは「ひとつの作業」単位で作っています。
たとえばひとつの顧客がいたとすると、その顧客向けの作業ひとつに対し、Todoひとつ、としています。
3つの資料を作成しなければならないなら、その3つ分Todoが発生します。
- 資料A作成
- 資料B作成
- 資料C作成
また、3つの資料を作成する前、した後、する最中など、作成する要素と、それと分離できる作業が存在するのであれば、それもTodoに分離します。
- 資料Aデータ取得
- 資料A作成
- 資料Aメール送付
- 資料B作成
- 資料B印刷チェック
- 資料C作成
こんな感じです。
あまりにも細かすぎると管理しにくくなるのでおすすめできません。たとえば上記の「資料B印刷チェック」は「資料B作成」に含まれるでしょ、という方もいるでしょう。そういう「Xという作業には、書かれてなくてもYはするでしょ」という「当たり前の作業」として認識されているものは、あえて分離する必要はありません。
終わったもの、保留になったものの対処
終わったものについては、Todo自体を削除せず、あくまでパッと見たときにTodoとして認識しなければ大丈夫と思っています。二重線を引くとか、クリアされちゃっているとか。あとで読み返しできる状態になっていれば、ぼくはなんでも構わないと思っています。
- 資料Aデータ取得 → 完了
- 資料A作成 → 完了
- 資料Aメール送付
- 資料B作成 → 完了
- 資料B印刷チェック
- 資料C作成
こんな感じでもいいです。
要注意なのは、保留になったもの。これは絶対に削除しません。そして、「保留した」ことがわかる記録をTodoに付記します。
- 資料Aデータ取得 → 完了
- 資料A作成 → 完了
- 資料Aメール送付 → 直接もっていくのでやらない
- 資料B作成 → 完了
- 資料B印刷チェック
- 資料C作成 → 保留（〜〜が決まってから）
こんな形です。ここまでやって、ぼくは本当の意味で「使える」Todoリストだと思っています。
Todoリストで記憶が鮮明に
Todoリストに対していろいろ書きました。Todoリストで日々の作業をリスト化したわけですから、今後はその日に何をしたのか、記録になるわけです。
Todoリストはその日の作業記録です。もちろん作業順序を確認するも大事ですが、もっと大事なのは、あとで振り返った時の作業記録として使用できることなんです。
だから、Todoリストとして大事なのは、もちろん作業をリスト化して、漏れをなくすことも当然ですが、あとで確認する時に
- やったのかやらなかったのか
- やらなかったのはなぜか
- やるならどのタイミングか
が残っていることだと思っています。
ぼくは対顧客の仕事なので、その顧客から、「この日、何をしたのか？」という「記憶」を要求されることがあるんです。その時、Todoリストが残っていれば、それを答えればいいだけなんです。
「あれって、なんでまだやってないんだっけ？」「これこれこういう事情だから、まだできないんですよ。だから、早くあれくださいね」「ああ、はいはい、わかりました」
こんな会話をするにも、記憶だけでは結構メンドウな場面が多々あるんです。こういう会話って、発生したのが何ヶ月も前で、当時はそれほど重要度が高くなくて放置されて急に思い出すようなことだったりしますからね。
それから、仕事は日々、新しいことを求められますが、その新しいことの根底には、これまで過ごした経験から再利用できる知識や技術が隠れていることが多いです。
また、過去と同じ作業を要求された時、いつ、どこで、何を、どうやったか、記憶を辿れば案外出てこないものですが、過去のTodoリストを確認すると、意外とあっさり思い出せるものなんです。
だからぼくはカレンダーにTodoリストがほしい
ぼくはCalendars by Readdleを使って、Googleカレンダーに連携しています。iPhoneやiPadはCalendars by Readdleを使って、会社のパソコンからはGoogleカレンダーをブラウザで確認しています。
Readdle
価格： 0円
posted with sticky on 2015.5.5
Googleカレンダーを使っている理由は、ネットワーク環境と端末さえあれば、どこでもスケジュールを確認できるようになることと、Googleタスクもくっついていることです。
カレンダーに簡易的なTodoを登録することができます。日付を指定しなければ単なるTodoリストになりますし、日付を指定すれば、その日のTodoリストになります。
ぼくはもっぱら日付指定します。カレンダーでTodoが見れないと、意味がないとすら思っています。
Googleタスクはちゃんとチェックボックスがありますので、完了したものはそれにチェックすればいいですし、中にメモも書けるので、保留になったものは保留になった事情をそこに記載すればいいだけです。
簡便なTodoリストですけど、実際に使ってみると、めちゃくちゃ便利ですよ。これのせいで紙の手帳を手放しました。
Calendars by ReaddleはTodoにチェックされないと、自動的に日付を翌日に移動してくれる機能があります。これで、保留にしてしまったもの、作業完了しなかったものはちゃんと翌日のTodoとして見えるようになるわけです。
覚書として書いただけのTodoがずっと出てくるのでたまに鬱陶しい時もありますけど（笑）、非常に使いやすい、いいカレンダーアプリです。
まとめ
ぼくは紙の手帳を持ち歩けないからGoogleカレンダーに一元化していますけれど、Todo管理は紙でもいいわけです。
いずれにせよ、
- これから何をすべきか
- これまで何をやったか、やらなかったか
これが見えて、はじめてTodo管理だと思っています。だから、しょーもない作業でもいいですから、なるべくTodoリストとして残すようにすると、いろんなことがはかどるんじゃないかな、とぼくは思います。
それに、休みの日も含めて、いつまでも記憶していないといけないってすこぶるつらいですからね。記憶は記録に任せて、頭を休めてあげましょう！ という記事でした。
他にもいいやり方があれば、ぜひ教えてください。
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